ניהול זמן
ניהול זמן טוב מאפשר לאדם לעבוד בצורה יעילה יותר כאשר יש מעט זמן והרבה לחץ ועבודה. ניהול זמן לא נכון יכול להוביל לפגיעה באפקטיביות בעבודה, בהגברת רמת הלחץ, החרדה ובשגרת היום יום שלנו. תהליך של תכנון נכון של הזמן, מעניק לנו שליטה ומגביר את היעילות וההספק שלנו בעבודה.
מה הייתם עושים אם הייתי אומר לכם שיש לכם 55 ימים לעשות מה שאתם רוצים!
-
חלק מכם היו מנצלים את הזמן כדי לטוס לחו"ל
-
חלק מכם היו משקיעים בתחביב
-
לומדים שפה חדשה
-
מציירים, אופים או משפצים את הדירה
ומה היה קורה אם הייתם מקבלים את 55 הימים הללו בכל שנה!!!
כמעט חודשיים של זמן לעצמכם אחת לשנה, כל חייכם!
לא תאמינו, אבל הזמן הזה קיים בחייכם, אלא שאתם פשוט מבזבזים אותו.
הימים האלה הם זמן שאתם מבזבזים מדי שנה בעצמכם. בסקר נרחב שנעשה בבריטניה נמצא שכל אדם מבזבז מדי יום 218 דקות, שמצטברות לשלוש שעות וחצי בשבוע שהן 55 ימים בשנה בעשיית כל הדברים הקטנים שלא תכנן לעשות - בהייה חסרת פשר, קריאה וכתיבה של הודעות לא חשובות, צפייה בסרטוני יוטיוב על חתולים או ארגון העטים בצורה הנדסית מעניינת.
אבל זמן הוא משאב מוגבל. לא משנה מה תעשו וכמה תהיו מוכנים לשלם, בשנה תמיד יהיו 52 שבועות. מה שכן אפשר לעשות זה לבחור באיזה אופן להעביר את הזמן שכבר יש לכם, כלומר להחליט על מה לוותר ובמה להשקיע את המשאב המוגבל הזה.
"ניהול זמן" - אסוציאציות:
אין לי זמן!!!!
אם רק היה לי עוד שבוע / יום / שעה...
טוב, נטפל בזה מחר...
אני עושה כל דבר ברגע האחרון!
היום קצר והמלאכה מרובה....
הזמן עובר כשנהנים....
לא הספקתי לעשות כלום היום...
זמן = כסף!
טופ 5 המיומנויות הנדרשות ביותר בשוק העבודה:
1. יצירתיות
2. מקצועיות
3. סתגלתנות
4. עבודת צוות
5. ניהול זמן
הרגלים של אנשים אפקטיביים סטיבן קובי
סטיבן קובי סוקר בספרו "שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים מאד" מערכות לניהול זמן, ומחלק אותן לארבעה "דורות":
1. הדור הראשון
משתמש ברשימת משימות, ומתאפיין בכך שהוא מתחיל להכיר בפריטים הרבים המעמיסים על הזמן וצריכת האנרגיה.
2. הדור השני
משתמש ביומן וברשימת פגישות, ומתאפיין בהכרה בצורך לתכנן קדימה ולצפות אירועים ופעילויות בעתיד.
3. הדור השלישי
בונה נדבך נוסף על הדורות הקודמים, ומוסיף את הרעיונות של סדר עדיפויות, מטרות וערכים, ואת הצורך לבחון את סדר העדיפויות לאור הערכים והמטרות.
קובי מציין שלמרות התרומה הרבה של השיטות המבוססות על הדור השלישי, רבים החלו לחוש כי הבקרה הרבה המושגת באמצעותן על הזמן והמשאבים, באה על חשבון הצרכים האנושיים, על היכולת לפתח מערכות יחסים בעלות משמעות, ועל היכולת ליהנות מדי פעם מרגעים ספונטניים. תחושה זו גרמה לרבים להתרחק משיטות אלה לניהול זמן. לכן, מציע קובי דור רביעי של ניהול זמן אשר לפיו במקום להתמקד בזמן ובדברים שיש לעשות, להתמקד במערכות יחסים, ובדברים חשובים, תוך ניסיון להתעלם מהדברים שאינם חשובים, ולצמצם את הדברים הדחופים.
סיבות לניהול זמן לא נכון
1. תעדופים לא נכונים
-
אנו עושים דברים שאנו אוהבים לפני דברים שאיננו אוהבים
-
אנו עושים דברים מוכרים לפני דברים לא מוכרים
-
אנו עושים דברים המצריכים מעט זמן לפני דברים המצריכים הרבה זמן
-
אנו מבצעים משימות קטנות לפני גדולות
-
אנו עושים דברים דחופים לפני דברים חשובים
פתרונות:
-
בררו את מהות דחיפות המשימה האמיתית שלה! מה כל אחד מסתיר?
- קחו בחשבון זמן לבלת"מים
- בצעו האצלת סמכויות במידת הצורך
- הציבו יעד לביצוע עבור המשימות שדחיתם
- צרו רשימה של המשימות היומיות - מול מה אתם מתמודדים?
2. דחיינות
למה אנחנו דוחים דברים?
1. חוסר בערך האמיתי של המשימה
2. חסם המושלמות (פרפקציוניזם)
3. חסם המסוגלות (יכולת)
4. חוסר במודעות עצמית (הערכת יתר של המשימה)
דחיינות מובילה לוותרנות!
דחיינות מובילה לפשרנות!
דחיינות מובילה לבכיינות!
דחיינות מובילה לעצלנות!
3. גזלני זמן
-
פוש-טקים - על הודעות הפוש האינסופיות שאנחנו מקבלים בטלפון והם מצריכים תשומת לב
-
מיילים
-
ישיבות לא ענייניות | האג'נדה לא ברורה | לא ברור לי למה זומנתי | אין לי שום ערך בפגישה
-
פקקי תנועה
-
אורחים לא קרואים
4. מודל דחוף חשוב
2. מודל דחוף חשוב ב- 90 שניות - (Urgent And Important Model)
דחוף וחשוב - החלון לביצוע מיידי
דחוף ולא חשוב - החלון הגזלן
לא דחוף וחשוב - החלון הדחוי
לא דחוף ולא חשוב - חלון החלומות
המשימות שלנו מתחלקות למשימות דחופות וחשובות.
דחוף - תובעני ומוגדר בזמן, מחייב תגובה מהירה, עתיר אדרנלין, יש משבר!
חשוב - אנמי, חסר דחף לפעולה, אם נדחה לא קרה כלום, בעל השפעה וערך רב, מחייב פעולה יזומה מצידנו.
ניתן לחלק את המשימות שלנו לארבע קטגוריות:
1. דחוף וחשוב (החלון לביצוע מיידי)
2. דחוף ולא חשוב (החלון הגזלן)
3. לא דחוף ולא חשוב (החלון הדחוי)
4. לא דחוף ולא חשוב (חלון החלומות)
דחייה של המשימות פעם אחר פעם (ראה דחיינות) תוביל לפיצוץ אוכלוסין בחלון הדחוי ואז יכולים לקרות שני דברים:
1. המשימה הדחויה תיהפך לדחופה
2. המשימה הדחויה תיכנס לחלון החלומות ואז נשכח ממנה...
5. תכנון ותיעוד
תכנון לוח הזמנים שלך בהתאם לדירוג הפעולות על פי סדר עדיפות: פעילויות שחייבים לבצע, פעולות
שמעוניינים לבצע אבל לא חייבים, ופעולות פנאי.
אי אפשר למצוא ספר או הרצאה שמדברת על ניהול זמן ללא איזכור של המילה "רשימות". זאת הדרך היחידה לעקוב אחר המשימות, לרכז אותן ולהכיל את כל הבלגן שיש לכם בראש. יש לכם פרויקטים מהעבודה, התחייבות לחברים, משימות אישיות, בקשה מאמא, אירוע של גן הילדים וטסט לרכב? אתם יכולים לכתוב את הרשימה הארוכה בקבוצת וואטסאפ שלכם עם עצמכם
מארק טוויין היה אומר:
"אכלו את הצפרדע דבר ראשון בבוקר, ושום דבר גרוע מזה לא יקרה במשך היום".
הצפרדע היא המשימה הכי חשובה שלכם. התחילו את היום בביצועה גם אם היא אינה מהנה. אצל רוב האנשים שעות הבוקר הן השעות הכי פרודוקטיביות. חבל למקם משימות לא חשובות, תחביבים או זמן פייסבוק בזמנים שבהם הקוגניציה שלכם בשיאה
6. הצבת מטרות
הצבת מטרות: למה זה חשוב ואיך לעשות את זה נכון?
למה חשוב להציב מטרות?
כל תהליך של שינוי מתחיל בהצבת מטרות,
אבל איך נדייק את מה שאנחנו רוצים להשיג?
איך נדע איזה שינויים צריך לעשות?
בדיוק בשביל זה אנחנו מציבות מטרות. כי אם אנחנו לא יודעים לאן אנחנו רוצים להגיע, לא נדע לאיזה כיוון להתקדם.
מעבר לזה, בתהליך של שינוי, קשה לשמור על מוטיבציה לאורך זמן אם לא ברור לנו מה ה"למה" ברור שאנחנו פועלות לאורו. כשהמוטיבציה יורדת, כשנהיה קשה, תמיד כדאי לחזור למטרות כדי להיזכר למה אנחנו עושות את כל זה.
איך נתחיל להכין רשימת מטרות?
הדרך הכי טובה היא להתחיל עם שאלות. נסו את השאלות הבאות:
-
באילו תחומים בחיים אני רוצה להתמקד כרגע?
-
מה אני רוצה להשיג בחודשים הקרובים?
-
באיזה תחומים אני רוצה לטפל אבל מתחמק?
-
האם יש משהו שתמיד רציתי לעשות אבל אני לא מגיע לזה?
-
מה אני אוהב לעשות? מה מרגש אותי?
איך להגדיר מטרה איכותית לפי מודל SMART
מודל SMART הוא מודל שמסביר מה הם הקריטריונים למטרה איכותית. מטרה שתוכלו באמת להשתמש בה ולהתחיל להתקדם לכיוונה כבר מהרגע שהגדרתן אותה.
מטרה איכותית היא:
-
ספציפית (S – Specific) – המטרה צריכה להיות ברורה ומדויקת.
-
מדידה (M – Measurable) – בעלת קריטריונים ברורים למדידה של התקדמות לעבר המטרה
-
ברת השגה (A – Attainable) – צריכה להיות מאתגרת אבל גם ריאלית לחיים שלכן
-
רלבנטית (R – Relevant) – מתאימה לערכים שלכן ולמצב הקיים שלכן
-
תחומה בזמן (T – Time bound) – חשוב להגדיר תוך כמה זמן תרצו להגיע למטרה
עכשיו נכתוב את המטרות
אם זה כתוב, הסיכוי שזה יקרה גדל בהמון! ובעיקר אם זה כתוב לך מול העיניים.
האם מותר לשתף את החלומות / המטרות שלכם?
מוזמנים לצפות בהרצאת טד קצרה שתרגמתי לעברית ותוך 3 דקות תדעו את התשובה